364
UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Kompetensområden

Kontakta mig

Vill du veta mer och ta reda på hur vi kan hjälpa just dig? Lämna dina kontaktuppgifter

Valdation:
* Förnamn:
* Efternamn:
Företag:
Tel:
* Email:
Land:
* Meddelande:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.

Blogg oktober 21, 2015

Våga utmana de manuella processerna

TID är något som aldrig räcker till. Med fullt fokus på dagliga möten, uppgifter och befintliga processer är det lätt att fastna i dagliga rutiner. Vi tar inte tiden att stanna upp och undra varför vi gör som vi gör och faktiskt utmana och förbättra de egna dagliga flödena.

När vi diskuterar effektivare processer och automation hamnar vi ofta i IT-området. Kanske för att det är enkelt att motivera effektivare hantering av IT-produkter, behörigheter, vikariekonton och mjukvara genom att göra dem beställningsbara. Det underliggande flödet säkerställer att den information som behövs verkligen kommer in. Man får också bättre kontroll genom en godkännandeprocess som säkerställer att eventuella kostnader är godkända. Ja, det är lätt att motivera en effektivisering inom IT och lätt att följa upp gällande servicegrad och kundnöjdhet.

Men det finns så många fler områden som går att effektivisera men som kan vara svårare att motivera och mäta nyttan av. Genom att analysera och mäta ”mjuka värden” kan vi visa på ett faktiskt värde av digitalisering och automatisering av alla typer av verksamhetsprocesser.

Automatiserad anställningsprocess

Anställningsprocessen är ett exempel på en process som kan vara svår att motivera för en investering i automation. Denna process är starkt etablerad men ofta manuell och kostsam. På många ställen ser processen ut enligt följande: Chefer eller administratörer har blivit instruerade i vad en nyanställd behöver utöver anställningskontraktet. Ofta har de blivit utbildade i de beställningssystem som finns för att utföra de olika beställningarna (En dator ska beställas, telefon, SIM-kort, telefonnummer, växeltillhörighet, konton i verksamhetssystem skall skapas, nycklar, åtkomster och brevlåda skall beställas). Man har också ett upparbetat kontaktnät till de personer som ansvarar för att beställningen skall kunna genomföras och risken är att hela förfarandet blir personberoende.

Efter beställningarna är gjorda ska vederbörande bevaka de olika ärendena och få återkoppling om att varje del är utförd eller om någon annan behöver kontaktas då den ansvariga inte är tillgänglig osv. Det är lätt att den mänskliga faktorn sätter stopp och något faller mellan stolarna. Detta skapar frustration och ledtider som ofta glöms bort men som genererar stora kostnader i företaget.

För att kunna motivera investeringen i processautomation behöver vi göra en riktig nulägesanalys och visa på faktiska verksamhetsvärden av en effektivisering.

Resultatet = (Vad vi gör) x (Hur vi gör det)

Genom att göra en nulägesanalys med formeln Resultatet = (Vad vi gör) x (Hur vi gör det) tittar vi på den rutin som finns idag och mäter tiden som läggs ner i varje steg, både för beställar- och utförandeorganisationen. Resultatet ger en fingervisning om vilka tidstjuvar det finns. På detta sätt kan vi få fram en prioriteringsordning för effektivisering, vilka investeringar som mest troligt bidrar med störst nytta i förhållande till målen i organisationen. Att tydliggöra kostnaderna som finns idag samt när en investering beräknas hämtas hem med hjälp av ex. en ROI (return of investment kalkyl – för mjuka värden), kan hjälpa verksamheten att motivera kostnaden inför ett förändringsarbete.

Syna processerna kontinuerligt

Efter en införd processförändring är det viktigt att göra en ny nulägesanalys med samma parametrar som vid ingången för att följa upp det verkliga utfallet. På detta sätt kan organisationen se effektiviseringen och jobba mer enligt satta strategier.

I min roll som verksamhetsutvecklare skulle jag önska en återkommande genomlysning av alla manuella processer, inte bara för att utmana de befintliga strukturerna utan även för att kunna ringa in fler potentiella områden att automatisera. Vi begränsar oss ofta till att rutinerna inte går att automatisera eftersom ”speciell” handpåläggning måste till. Men vi måste våga utmana tanken, kanske kan till och med en helt ny process vara enklare än gällande rutin oavsett automation eller inte. Tidsvinsterna kanske visar sig bli enorma.

Försäkringskassan är ett bra exempel när det gäller att utmana de manuella processerna. Där har man automatiserat ca 13 av de 20 miljoner beslut som hanteras årligen. (ur Telias och Artur D Littes Rapport om Digital Transformation) Handläggarna kan nu ägna mer tid åt komplexa ärenden och man uppskattar att 2018 kommer man ha sparat 200 miljoner kronor på årsbasis.

Dedikerade resurser från både verksamhet och IT

Alla digitala förändringar kräver resurser både från verksamheten och IT. Det finns externa konsulter som kan hjälpa till att ta processerna framåt tillsammans med organisationen. Ibland är extern hjälp bra för att utmana organisationens tankar kring de processer som finns idag. Men utan interna insatser riskerar leveransen att fördröjas eller inte bli så som organisationen tänkt sig.

Tänk om hela anställningsprocessen skulle ta tio minuter att göra, där återkoppling görs direkt till beställaren och om något inte blir utfört inom en viss tid så initieras en varning som kan följas upp specifikt. Allt detta genom fördefinierade regler där informationen säkerställs och kan kanaliseras ut till organisationen. Då har vi koll på processen, dess delmoment och har en bättre överblick över den tid vi förfogar över.

Har du funderingar kring ämnet så hör gärna av dig.

Anette Larsson, Rådgivare inom verksamhetsutveckling, Enfo Zipper

anette.larsson@enfo.se