364
Kari Salmi, Enfo

Career stories februari 17, 2017

Samarbete och öppen kommunikation receptet för en lyckad förändring

Hur får man organisationen att fungera enligt gemensamma verksamhetsprinciper? Enfos CIO Office Head of Business Applications, Kari Salmi, berättar om hur Enfos IT-förvaltning ser på saken.

Enfo växer i snabb takt. Företaget har köpt både finska och svenska företag vilket har fört med sig ett brett kunnande från olika kompetensområden. I det nordiska företaget, där mer än 1 000 specialister arbetar, ingår bland annat ett stort antal olika team, avdelningar, affärsområden och funktioner.

Enfos IT-förvaltning, CIO Office, verkar på nordisk nivå. IT-förvaltningens roll på Enfo är att både stödja företagets affärsverksamhet och samtidigt se till att korrekta och rationella beslut fattas med tanke på hela företaget istället för att olika delar av företaget skapar enskilda IT-administrativa lösningar. Det är viktigt med enhetliga arbetssätt, processer och system.

En stor del av Enfos tillväxt har kommit från företagsköp. I Enfo har det funnits många företag under ett företagsnamn och varumärke.

“Vi behöver funktioner och team på koncernnivå som ansvarar för arbetssätten i vårt nordiska företag och att överenskommen praxis och lösningar används i hela företaget. Aktuella projekt för IT-administrationen är bland annat utvecklingen av IT-administrationen på koncernnivå, ett gemensamt CRM system, en utveckling av business intelligence-systemet och användadet av olika tjänster och verktyg. Vi måste ha ett gemensamt sätt att jobba och ett gemensamma system, som garanterar att vi får enhetlig data som ett resultat av vårt arbete”, säger Kari Salmi.

Beröm för IT-förvaltningens förändringskommunikation

IT-administration är en av de centrala funktionerna som är med och för Enfos nya strategi framåt. Funktionen ansvarar för enhetliga principer för IT-administrationen på koncernnivå.

Sedan Enfo CIO Office grundades har en av tyngdpunkterna för verksamheten varit aktiv kommunikation.

“Vi har tänkt igenom noga hur vi kommunicerar, vilka kanaler vi använder och vad vi vill kommunicera och när. Att berätta att ett beslut ännu inte fattats i ärendet och att processen fortsätter, har upplevts värdefullt. På så vis håller sig folk uppdaterade bland annat om vad som händer på IT-administrationen och vad som är på väg. Halvfärdiga och osäkra budskap vill vi inte kommunicera ut – det skulle bara orsaka förvirring”, sammanfattar Salmi.

Till IT-administrationens och Kari Salmis uppgifter ingår också att implementera förändringar.

“Att möta förändring väcker ofta känslor hos personalen, vilket är fullt mänskligt och förståeligt. Ibland väntar man entusiastiskt på en förändring och ibland är det inte alls en välkommen förnyelse. När det t ex handlar om ett dataprogram handlar det mycket om att lära sig nya saker för slutanvändarna. Man ska inte underskatta motstånd mot förändring och förutfattade meningar. I alla projekt måste man reservera tid för att lyssna på människor och ge tid till att acceptera det nya”, berättar Salmi.

Enligt Salmi är traditionella projektmodeller ett bra verktyg för att genomföra en förändring. Det är mycket viktigt att planera omsorgsfullt och förstå helheten innan man inleder förändringen.

“Ett gott första intryck kan man bara göra en gång. Det är alltid besvärligt och tidskrävande att rätta till saker i efterhand. Att kommunicera öppet får oftast saker att hända snabbare än att agera utan en öppen diskussionskultur”, sammanfattar Salmi.