UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Tjänster

Kontakta oss

KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.
RPA knowledge management

Blogg mars 18, 2019

RPA och Knowledge Management

Med knowledge management menas hur vi skapar, bibehåller och delar kunskap inom organisationer. Något som inte alltid är helt lätt. Kunskap försvinner med medarbetare som lämnar organisationen, processbeskrivningar blir lätt ett pappersdokument som hamnar på hyllan och glöms bort. Känner du igen dig? Vad blir konsekvenserna av ett knowledge management som inte funkar i praktiken?

"Det sitter i väggarna", "Vi gör som vi alltid har gjort", det är "praxis", och "tribal knowledge" - "Du får kolla med Stefan på lagret, han vet.."

Vi möter ofta utmaningen i att få grepp om vad man egentligen gör, hur uppgifter utförs i praktiken, och varför - när vi skall förklara eller introducera tex en ny kollega till en ny roll eller del av verksamheten.  Det omvända - en väldokumenterad process som i detalj beskriver respektive moment, som bara delvis eller inte alls motsvarar verkligheten - kan också vara vanligt förekommande.  Att skapa och underhålla processbeskrivningar eller arbetsbeskrivningar har historiskt ofta slutat i en pappersprodukt som hamnar på hyllan, utan anknytning till verktyg, vardagligt arbete och praktisk nytta.

Som nämnt i en tidigare bloggpost om generationsrelaterad personalomsättning, möter vi samtidigt en utmaning i att fånga och bibehålla den kunskap som upparbetats genom mångårig erfarenhet och som riskerar att gå förlorad när 40- och 50-talister går i pension.

Hur skall vi då - med ovanstående utmaningar sammantaget - hitta en lösning på problemen?

Knowledge Management, Organizational Learning är en intrikat forskningsdomän med många uppslag kring hur man i teorin skall arbeta med hur vi skapar, bibehåller och delar kunskap inom organisationer.  Vi vet samtidigt av erfarenhet att arbetsuppgifter som inte konkret hjälper individen att nå fram mot konkreta kortsiktiga mål och resultat lätt förbises eller ses som administrativ börda, overhead, och skapar frustration.


Ett sätt att adressera båda problemen samtidigt, är att arbeta med effektivisering genom automatisering – tex med hjälp av Robotic Process Automation, RPA.  I arbetet med att implementera RPA beskrivs arbetsflödet, vilka regler, villkor och kriterier som gäller för beslut som tas, samt vilka moment som skall utföras i olika applikationer.  Samtidigt som man får ett verktyg som avlastar medarbetarna från repetitiva, mekaniska arbetsmoment i hanteringen av verksamhetens information, skapas en aktuell och förvaltningsbar beskrivning av vad man som organisation och företag faktiskt ”vet”, vad man – över tid – har tillägnat sig som best practice i sin relation till kunder, medarbetare, konkurrenter och leverantörer.

Läs även: 5 typexempel där RPA passar bäst

Det finns få lösningar som kan ersätta den gedigna erfarenhet en mångårig medarbetare bär med sig, men en automatiseringslösning som fångar arbetssätt, logik och mätpunkter, kriterier för beslutsprocessen, kommer en bra bit på vägen.

Vi på Enfo vill gärna hjälpa er vidare i nästa steg på er resa i digitaliseringsarbetet, och erbjuder möjligheten till en workshop kring hur RPA kan skapa högre effektivitet och mer tid på att skapa värde och lösa problem i er verksamhet.

Fredric TravagliaSenior Vice President, Process Innovation at Enfo 

Automatisera ekonomiavdelningen