364
UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Kompetensområden

Kontakta mig

Vill du veta mer och ta reda på hur vi kan hjälpa just dig? Lämna dina kontaktuppgifter

Valdation:
* Förnamn:
* Efternamn:
Företag:
Tel:
* Email:
Land:
* Meddelande:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.

Blogg november 27, 2015

Sker effektiviseringen kontrollerat och med rätt underlag utan att minska leveranskvalitet- och förmåga?

Efter finanskrisen 2008 har många företag haft ett starkt kostnads- och effektiviseringsfokus för att uppnå god lönsamhet. Man genomsöker kontinuerligt företagen för att finna besparingspotentialer både på kollektiv- och tjänstemannasidan. Detta skapar å ena sidan förutsättningar för att företags överlevnad, å andra sidan skapar det stress och oro bland chefer och anställda. Oron hos en chef är hur skall jag kunna driva en väl fungerande organisation och leverera med hög kvalitet om jag tvingas skära ned bland min personal samt hur skall jag kunna motivera personalen när oron för att man inte vet om man har sitt jobb kvar finns närvarande. Detta leder till att medarbetarna tappar förtroende för företaget och leveransförmågan minskar på grund av motivationsbrist. Vanligtvis sjösätter företagen stora rationaliseringsprogram inte bara en gång, utan ofta vart och vartannat år, då man i slutändan bara kan uppnå förväntade besparingskrav genom att låta osthyveln gå eftersom man inte har verktyg för att ”kirurgiskt” skära i verksamheten. Detta gäller främst på tjänstemannasidan.

På produktionssidan har många företag historiskt genomfört stora rationaliserings och effektiviserings program detta har i mångt och mycket varit drivet av process- och teknikinnovationer. Man har infört robotar för att ta bort manuellt arbete och öka kvalitén, man har modulerat processerna och infört IT-stöd, man jobbar med Lean för kontinuerlig förbättring av processerna. Man har kommit långt på kollektivsidan på många områden, den stora utmaningen ligger i att på ett effektivt, enkelt och överskådligt sätt i realtid kunna övervaka processerna för att se hur väl de fungerar (flaskhalsar, kvalitetsbrister, kostnadstjuvar m.m.).

På tjänstemannasidan är min uppfattning att vi inte har kommit lika långt inom något område. Processerna finns ofta dokumenterade (för att klara t.ex. ISO-certifieringar), men man vet inte om processen i verkligheten exekveras på det sätt som processen är beskrivna eftersom ingen använder sig av de beskrivna processerna i verkligheten. Delar av processerna är hårt kopplade till befintliga IT-system och därmed svåra att förändra. Effektiva end-to-end-processer är nästintill omöjligt att införa på ett effektivt sätt eftersom processerna ofta löper över olika organisatoriska funktioner vilka har sina egna ”monolitiska” och specialbyggda system, t.ex. vid en anställningsprocess måste man hantera en mängd frågeställningar och en mängd IT-system (Personal, Lön, behörigheter, utrustning m.m.). 

Kan man skapa sig en bättre bild över hur verksamheten opererar, se var vi förbrukar mest resurser och var flaskhalsarna finns, kan man på ett mer trovärdigt och mindre riskabelt driva kostnadseffektiviseringar. Man sätter in åtgärder där det behövs och inte generella åtgärder där alla får samma rationaliseringsmål eftersom det är det enda man vågar/kan göra.

Ytterligare en viktig nytta (den viktigaste) är att personal jobbar med det som de är anställda för (inte onödig administration) vilket leder till högre motivation och bättre effektivitet. Det finns stöd som gör att processerna fungerar utan att man som individ måste följa upp att processen exekverar som den skall. Cheferna kan ombalansera arbetsinsatserna vid tillfälliga flaskhalsar om de vet hur processen exekverar i realtid.

Ett sätt att lösa ovanstående problem och underlätta för ledningen att fatta rätt beslut och veta var man ”kirurgiskt” skall sätta in åtgärder är att införa ett stöd för processautomation så kallade Business Process Management Suites (BPMS). Att införa BPMS är ingen Silver Bullet men ett kraftfullt verktyg för processexekvering, processkontroll och processeffektivisering.

Att införa BPMS är inte bara att införa ett nytt IT-stöd utan det kräver ett strategiskt långsiktigt tänk, med ett kommittent från top management. Man måste ha en organisation som tar ägarskap för processerna (verksamheten) och en organisation som tar ansvar för implementering av processerna (IT), dessa båda måste ha gemensamma mål och jobba tätt tillsammans.

Har man väl infört BPMS kommer man märka att det går mycket fortare att förändra processer, snabbare skapa ny funktionalitet som användaren behöver och ha en mycket bättre kunskap om hur processerna opererar genom att ha tillgång till realtids-monitorering.

Hans Rickardsson, Senior Business & Process Consultant, Enfo