UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Tjänster

Kontakta oss

KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.
planning system

Blogg april 23, 2019

Ge mig ETT system som löser alla mina utmaningar!

Drömmer du också om ett system som löser alla dina utmaningar? Du är inte ensam. Jag träffar många kunder varje vecka och de jag träffar är ofta ansvariga personer på ekonomiavdelningen. Många är väldigt pressade med fler arbetsuppgifter som trillar in hela tiden. Deras lösning blir ofta den enkla vägen, det vill säga ett nytt Excel-dokument. Deras förhoppning är att denna Excel ska fylla de gap och brister som hittats i processen, i befintliga system eller att dokumentet ska hjälpa dem att snabbare svara på alla ad-hoc frågor som kommer in. Hjälper det att fylla på med fler Excel-dokument då? Tveksamt. De jag träffar vill istället hitta lösningen i ETT system. De vill ha mirakel-systemet som kan lösa allt. Frågan är om detta system existerar?

För att kunna reda ut den frågan vill jag börja med att tydliggöra några aspekter. Det finns nämligen flera dimensioner i förväntningen att lösa ”allt med ett system”. Till att börja med ska du fundera kring: 

  • Vad innebär allt? Vad är det som ska lösas? Är det processerna som brister, är det befintliga system eller helt enkelt gamla vanor och sättet ni använder systemet idag? Vad menar DU med allt? 
  • Vad är ETT system? I dagens digitala miljö finns många integrationer och beroenden. Därför är det viktigt att tydliggöra vad vi menar med ETT system.

När vi har koll på aspekterna ovan så börjar arbetet och för att kunna maximera nyttan är vår rekommendation att ni alltid utgår från dessa tre perspektiv.

  1. Verksamhetens effektmål (business impact)  - hur kan ni stödja er affär och strategi?

  2. Människor och processer – finns rätt kompetenser och processer på plats?

  3. Teknologi och data – system och information som stödjer processerna och gör så att ni når era effektmål

Dessa tre perspektiv bäddar för ökat affärsvärde och säkerställer att ni alltid kopplar satsningen till era mål. Ett självklart, men viktigt perspektiv som ofta tas för given och kanske därmed glöms bort. Tillbaka till de inledande aspekterna och frågan kring vad ”allt” innebär.  

Många kunder börjar med teknologi och system. Ofta har vi en hög tilltro till att ett nytt system kan lösa alla våra utmaningar. Tyvärr blir många missnöjda om de endast implementerar ett nytt system och tror att det är lösningen på allt.  Inget system kan göra hela jobbet åt er. Tyvärr. Ni behöver börja med att titta på era processer och ifrågasätta alla steg ni gör, framför allt de manuella. Se till att processerna leder till att ni når effektmålen, annars är de onödiga och bör rationaliseras bort. Det låter hårt, men i en värld där färre ska göra mer måste allt vi gör leda till våra mål. Detta är svårt, vi vet det av erfarenhet.  Mycket av det som görs på en ekonomiavdelning har alltid gjorts. Har ni funderat över varför? Hur leder det till att ni kommer närmare verksamhetens effektmål? Om aktiviteten behövs och leder er mot målen kan ni implementera den i ett av era befintliga system? Och med befintligt system menar jag inte Excel, utan ett standardsystem. 

Är ekonomiavdelningen, controllern eller IT-avdelningen en flaskhals idag? Då kanske det är dags att se över möjligheten med så kallade self-service tjänster i era gamla eller nya system. Det kan göra det möjligt för verksamheten att själva göra sin budget, prognos, rapport, analys,  inmatning etc. Testa och se vilken kraft det kan skapa. Får verksamheten ansvar tar de även ansvar för sina siffror och verksamhet på ett helt annat sätt.

Och vad är då  ETT system? En av de kunder jag arbetar med, Länsförsäkringar Stockholm, har ett system för affärsplanering, prognos och uppföljning. Detta är ett system som vi har levererat till dem och vi hjälper dem även att förvalta och fortsätta utveckla systemet tillsammans. Läs caset om Länsförsäkringar Stockholm här. Detta system består av flera enskilda system för olika processer och dessutom av teknologier från olika leverantörer. Här har man tittat på vad som är bäst för respektive process, för helheten och slutanvändaren och naturligtvis för verksamhetens effektmål.

Det finns också systemleverantörer som erbjuder ett system som täcker flera olika processer. Men jag vet av erfarenhet att det bakom den snygga, samlade, ytan ligger flera olika system eller moduler som är ihopkopplade.  Informationen skickas mellan de olika ingående delarna, men för slutanvändaren ser det ut som ett system.

För- och nackdelar med ETT samlat system

Vad är då fördelar och nackdelar med olika system för respektive process som sedan sätts ihop till en helhet eller att istället ta allt från en enskild leverantör?

  • Ingen är bäst på allt. En enskild systemleverantör är sällan bäst på alla system för respektive process, men det kan absolut vara ”good enough”. Dina mål och syftet med systemet måste avgöra. 

  • Det är oftast lättare att växa med systemet om det implementeras från olika teknologier och leverantörer. Det är oftast enklare att växa själva lösningen och koppla på nya processer, ny data, nya användare och avdelningar. Du får en flexibilitet som är värd mycket. 
  • Med ett system från endast en leverantör har du som kund en systemleverantör som motpart. Om ni väljer olika system för respektive process kan ni istället välja att ta hjälp av en implementationspartner som vi på Enfo. Det gör att du som kund har Enfo som motpart och vi hjälper dig att överbrygga, sköta synken och tar helhetsansvaret.

Oavsett vilket alternativ du väljer så är det viktigt att endast ha en master för exempelvis dimensioner, beräkningar och data, så det inte replikeras i onödan och kräver underhåll på flera håll. Detta fungerar också bra i system med olika teknologier för respektive process.

Avslutningsvis kommer här ett exempel från min vardag inom budget och prognos. Detta är en väldigt specifik process där kunderna jobbar med flera olika versioner av en budget och prognoser. De jobbar med iterationer fram och tillbaka tills alla är nöjda. Det är mycket simuleringar för att förstå hur olika scenarios påverkar slutresultatet, kassaflödet och nyckeltal. En viktig och självklar funktionalitet är möjligheten att kunna lägga in data manuellt. Ingångsvärden i en budget eller prognos är utfall och den godkända budgeten och prognosen följs sedan upp i olika rapporter och analyser. Dessa rapporter och analyser inkluderar oftast mer data och detaljer än vad som finns i en budget och prognos. Oftast har flera personer tillgång till rapporterna än de som lägger in själva budgeten och prognosen.

I detta exempel är det två helt olika processer som behöver sina respektive system, men de behöver också jobba ihop och båda behöver tillgång till data och dimensioner. Om det är ett större system ligger ofta data och dimensioner i ett separat datalager.

Ett systemet som löser allt – finns det verkligen? 

Svaret på den frågan är ja, men det är inte självklart att det är samma logga på alla ingående delar. Det bästa för dina processer kan vara ett ihop-plock av olika system som agerar som ETT. Det viktigaste är att varje process får det systemstöd som behövs och att det stödet kan samverka med de andra delarna i systemet på ett enkelt och effektivt sätt.


Ulla-Britt Fagerström
, konsultchef och affärsansvarig för Enfo Planning

Ladda ner vår guide och ta reda på hur du effektiviserar din ekonomiavdelning.