UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Kompetensområden

Kontakta oss

KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.

Blogg februari 02, 2018

Få med dig verksamheten i din planeringsprocess

”När affärsområdena öppnar Excelfilen ser de bara en lång rad med konton”. Detta berättade en kund för mig när vi pratade om deras budget- och prognosprocess. Han satt själv på den centrala ekonomifunktionen och insåg att informationen han behövde för sin rapportering inte var samma som verksamheten planerade och styrde efter.

Om vi tittar på det från verksamhetens sida har jag fått kommentarer som att ”det är som att rapportera in i ett svart hål”. Siffrorna ska fram, men det är inget vi använder. Vi har våra egna modeller. Våra verksamhetschefer vet inte vad ett konto är utan tänker i verksamhetsnära parametrar som t. ex. beläggningsgrad, volymer, anställda, produkter, kvm, kampanjer. Det kan t.o.m. vara så att för den finansiella budgeten och prognosen finns det ett modernt verktyg och verksamheten jobbar vidare i Excel.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


Det här är en bild som jag använde en hel del när jag jobbade på IBM där vi direkt ser kopplingarna mellan operationell och finansiell planering. Om inte modellerna länkar ihop, hur ska vi veta vad för typ av intäkter eller kostnader vi planerar att ha? Detsamma gäller naturligtvis uppföljningen. Viker efterfrågan behöver det slå hela vägen in i den finansiella resultaträkningen så det syns och så behöver vi fundera på åtgärder i nästa prognos. Om det beslutas att vi ska lansera en ny produkt, hur säkerställer vi hela vägen till produktionen, lager, leverans att vi även kan leverera till rätt marknader? Det som är några penseldrag på ledningsgruppsmötet kan få stora konsekvenser ute i den operationella verkligheten.

Några exempel på intressanta operationella modeller vi jobbar med idag:

  • Kunden ville förbättra sin lönsamhet och behövde få bättre kontroll på denna per produkt och kund redan under budget- och prognosprocessen. De skapade en ny modell för säljarna där de planerar antal sålda enheter och direkt kan se marginalen. Denna är i sin tur är kopplad till säljarens ersättning. På detta sätt kan de identifiera ev lönsamhetsläckage.
  • En kund inom detaljhandeln planerar sin on-line försäljning och rabatter per produktgrupp varje dag och detta är ingångsvärden till inköp. Till detta kopplar de även lager – vad ska rabatteras och när? De har också en modell för att skapa kampanjer, d.v.s. vilka artiklar, rabatter och priser ska användas per marknad och detta skickas till webben.
  • På ett 100-tal verkstäder runt om i landet planerar verkstadschefer de olika typerna av jobb som de tror kommer utföras under året. De lägger in hur många av varje och det i sin tur genererar automatiskt en kostnadspost samt även estimerad merförsäljning av andra tjänster. De planerar enligt sin affärsmodell och detta rullar upp i en total resultaträkning för regionen och hela organisationen.

Varför är det viktigt att öka transparensen mellan den operativa planeringen och den finansiella? Engagemang, ansvar och träffsäkerhet skulle jag säga. Om de som jobbar ute i verksamheten ser nyttan av och känner igen sig i planeringsmodellerna och de ligger i linje med hur de jobbar och tänker varje dag så ligger ett helt annat engagemang bakom budgeten och prognoserna de levererar. Och då kommer även att de känner ett ansvar att leverera enligt plan och då ökar även träffsäkerheten, dvs att utfallet blir enligt vad som budgeterades.

Ulla-Britt Fagerström, Business Manager Enfo Planning

Ladda ner vår guide och ta reda på hur du effektiviserar din ekonomiavdelning.