364
UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Kompetensområden

Kontakta mig

Vill du veta mer och ta reda på hur vi kan hjälpa just dig? Lämna dina kontaktuppgifter

Valdation:
* Förnamn:
* Efternamn:
Företag:
Tel:
* Email:
Land:
* Meddelande:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.

Nyhet maj 22, 2015

Självbetjäning i den offentliga verkligheten

Den 5-7 maj deltog drygt 150 kommunrepresentanter på KommITS Digitaliseringsdagar 2015 som gick av stapeln på Clarion Hotel Post i Göteborg. Ett flertal leverantörer fanns också på plats, däribland Enfo Zipper, som visade upp den senaste teknologin för kommunala IT-verksamheter. Ämnen för dagen kretsade kring mobilitet, säkerhet, verksamhetsutveckling med stöd av IT, automatisering och självbetjäning som står högt upp på kommunernas IT-agendor. Politiker, sakkunniga och kommunrepresentanter höll intressanta och spännande föredrag som manade både till diskussion och eftertanke.

Anders Nyström, rådgivare på Regeringskansliet, Näringsdepartementet målade med stora penseldrag och berättade om målen för Svensk IT-politik. Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. E-delegationen har funnits sedan 2009 och går i mål denna sommar. Mycket har genomförts avseende uppkoppling, användandegrad av tjänster på nätet, e-förvaltning och e-hälsa. Sverige ligger bra till totalt sett jämfört med andra länder. Däremot skenar IT-kostnaderna och är den näst största kostnaden för staten. Exakt hur stora IT-kostnaderna är verkar ingen riktigt ha koll på. Anders nämnde att IT-kostnaden för staten ligger någonstans mellan 24 och 31 miljarder kronor per år.

Nils Knutsson och Ulf Nygren från Tieto presenterade resultaten för deras enkätundersökning bland 90 kommuner. Den visade bland annat att IT-kostnaderna inom svenska kommuner har ökat markant. 2014 hamnade IT-kostnaderna på 12,9 miljarder i jämförelse med 10,3 miljarder år 2008 då förra undersökningen genomfördes. Antalet IT-anställda inom kommunerna har också ökat och verkar inte mattas av. Personalkostnader utgör den största delen av IT-kostnader både inom kommuner och myndigheter. Nils och Ulf var eniga om att nyttjande av molntjänster och den ökande graden av digitalisering kommer att omfördela kostnaderna framöver.

I pauserna fick vi på Enfo Zipper tillfälle att prata med flertalet deltagare som berättade att automatisering av arbetsflöden och självbetjäning står högt upp på mångas agendor. Flera kommuner har kommit en bra bit på vägen, men potentialen är stor och verksamheterna kan bli långt mer digitaliserade. Ulf Svensson på Länsstyrelsen berättade under ett breakout-pass att införande av självbetjäning, i detta fall serviceportalen ZervicePoint från Enfo Zipper, har medfört ett helt nytt sätt att arbeta på som har effektiviserat verksamheten. Redan efter två månader syns resultat och på sikt kommer man kunna frigöra tid motsvarande två heltidstjänster som istället kan läggas på proaktivt arbete och kompetensväxling.

Anette Larsson verksamhetsutvecklare på Härryda kommun har gjort en förundersökning kring hur den administrativa verksamheten kan effektiviseras genom självbetjäning. Hon beskrev under sitt pass i Enfo-rummet hur allt för många processer är personberoende vilket leder till flaskhalsar och långa ledtider. Den enda personen som exempelvis kan utfärda passerkort kanske är sjuk eller på semester, så ärenden får vänta eller bollas runt. Detta blir extra tydligt vid nyanställning, då många parallella saker behöver beställas och nya uppgifter läggas in i olika system. Genom ett automatiserat förfarande där personberoenden och onödiga ledtider byggs bort kan kommunen börja omfördela de höga IT-kostnaderna. Förstudien mynnade ut i ett komplett flödesschema för processer och rutiner avseende anställning, modifiering av anställning och avslut av anställning. Alla steg och arbetsmoment kartlades och mättes i tid (i minuter). Kostnaderna för att fortsätta i gamla fotspår var långt över vad det skulle kosta att faktiskt gå ut och upphandla en modern självbetjäningsportal som automatiserar stora delar av anställningsprocessen på Härryda kommun.

”Vi är inte ute efter att spara pengar, vi vill maximera användandet av skattebetalarnas pengar”. Detta kloka argument använde Ulf Svensson när han bemötte intern oro från anställda som undrade huruvida serviceportalen skulle komma att ersätta deras anställningar. Det nya arbetssättet leder till att Länsstyrelsen slipper att ersättningsrekrytera personal som går i pension och dessutom frigörs tid som IT-enheten istället kan lägga på proaktivt IT-arbete för att möte medborgarnas krav på en modern kommun.

”Att automatisera och införa självbetjäning är detsamma som verksamhetsutveckling”. Detta sa Ulf, och han får medhåll av Anette och andra i samma situation. Självbetjäning är ingen fråga för bara IT-avdelningen. När man börjar titta på att automatisera och digitalisera processer lyfter man på stenar som länge legat på samma plats. Naturligtvis leder detta till att man vill effektivisera, ta bort, förändra och göra smidigare, vilket påverkar hela verksamheten och även andra instanser som är inblandande i olika processer. ”Underskatta inte förändringsarbetet vid införande av självbetjäning”, detta råd gav Ulf sina lyssnare och påpekade också att det är viktigt att ”marknadsföra” vinster som den interna verksamheten gör, på ett sätt som är relevant för dem.

Annette på Härryda kommun är noga med att påpeka att hon inte tycker att man ska investera i självbetjäning om man inte också budgeterar för några års utveckling av produkten. ”Vi vill inte införa en portal som sedan dör” avslutade hon med att säga och vi på Enfo Zipper kan bara hålla med. Att nöja sig med att lansera en portal med ett fåtal automatiserade tjänster är som att ha ett helt kylskåp som endast innehåller ett mjölkpaket. Fyll på, erbjud mer! Möjligheterna för framtidens digitalisering och automatisering är obegränsade.

Sammanfattningsvis, om du och din kommun funderar på självbetjäning är det alltså några viktiga saker att ta i beaktande:

  1. Förundersökning för att visa på faktisk besparing och nytta av investeringen

  2. Tid för verksamhets- och processutveckling

  3. Kommunicera nytta istället för besparingar

  4. Budgetera för framtida utveckling av självbetjäning

Jerker Lund berättar berättar om nyttan med självbetjäning och automatiserade arbetsflöden.