StockholmLF

Case april 05, 2018

Bättre beslut och nöjda användare – så tog Länsförsäkringar nästa steg i den digitala resan tillsammans med Enfo.

Enfo och Länsförsäkringar Stockholm har arbetat tillsammans i mer än 10 år och samarbetet fick en ny dimension 2016 när de tillsammans gjorde en migrering och ett omtag av den befintliga lösningen för planering och uppföljning. Visionen var att förändra fördelningen av ekonomiavdelningens arbete, så att 20% av tiden skulle gå till datainsamling och 80% till analys. Den nuvarande situationen var något av det omvända. De gamla lösningarna för planering och uppföljning var föråldrade och Excel-filer användes manuellt som stöd.

I slutet av 2016 genomfördes den första årliga prognosen med den nya lösningen och det blev framgångsrikt. Enkelhet och snabbhet var nyckel till en bra användarupplevelse. Att få med sig användarna var en viktig framgångsfaktor och det gäller även personer som inte var vana vid daglig användning av ekonomisystem. Lösningen har fått mycket positiv feedback och det banar väg för en hållbar lösning som förändrar vardagen till det bättre för medarbetarna. Det har dessutom blivit enklare för ledningen att fatta bra beslut och planera sina resurser. "Early warning system" gör det möjligt att förutse hur det kommer att se ut exempelvis 2 år framåt i tiden - om du inte agerar idag. Det skapar en proaktivitet och bättre förutsättningar för att agera rätt. 

"Vi befinner oss nu i ett läge där varje gruppchef spenderar cirka 15 minuter per månad för att göra prognosen för de närmaste två åren. Central Control supportar verksamheten i systemanvändningen om det behövs, men lösningen är väldigt logisk och enkel att använda”, säger Katarina Henning, Business Controller på Länsförsäkringar Stockholm. Katarina hade också en ledande roll i migreringen och projektet.

I och med månadsprognosen har den nya lösningen givit Länsförsäkringar Stockholm en möjlighet att gå ner på en detaljerad nivå inom områden som är viktiga för hela verksamheten. Tillsammans har vi till exempel lyckats automatisera framtagandet av rapporter genom att interagera de olika datakällorna till ett gemensamt datalager. Detta gemensamma system försörjer både planeringslösningen och rapporteringen. Att samla data på ett och samma ställe har många fördelar. Bland annat gör detta lösningen mer anpassad till verksamheten och möjliggör även för användaren att i större grad förstå uppföljningen. En extra bonus med att göra prognoser varje månad och även 24 månader framåt är att vi sparar tid. Vid prognosen i november har vi Affärsplanen för nästkommande räkenskapsår i princip klar. Denna process som tidigare var tidskrävande och tung tar nu inte mycket längre tid än månadsprognosen.

Detta projekt har tagit prognoserna till en ny nivå, men för att ligga i absoluta framkant har Länsförsäkringar Stockholm hela tiden nya tankar och idéer för att utveckla verksamheten. Projektet har varit mycket framgångsrikt, men har samtidigt identifierat nya utvecklingsområden. Det är positivt. Målet är att Central Control fullt ut ska vara en aktiv partner till verksamheten. Nästa steg i den resan är att bidra med relevant information - förpackat i ett lättförståeligt och användarvänligt format och de idéerna jobbar vi nu vidare med.

Det kvalitativa värdet av lösningen är bättre beslutsunderlag och en enklare vardag för alla inblandade i prognosprocessen. Det kvantitativa värdet är den indirekta besparingen som gjorts då den centrala controllerfunktionen minskat med två controllers. Dessa två personer har istället flyttat ut i organisationen för att kunna fokusera på produkter och tjänster istället för processen för prognos.

 

Katarinas tips för ett framgångsrikt projekt:

  • Avsätt tillräckligt med tid - Även om vissa förändringar till en början kan tyckas vara små kan följderna vara mer komplicerade och kräva djupare undersökningar och mer tid. Så gör inte för snäva scheman och avsätt tid för förändringar.

     

  • Se till att du får rätt input från rätt personer – Fastställ i projektplaneringsfasen vilka som har kunskap och input som är viktig för lösningens framgång och se till att de är tillgängliga när du behöver dem. Kom ihåg slutanvändarna! Dina viktigaste intressenter.

     

  • Stöd i teamet - Projekt kräver internt engagemang och interna resurser. För att undvika förseningar behöver projektgruppen arbeta nära projektet. Det innebär också att en del av det dagliga arbetet måste delegeras till någon annan, eftersom även in-house rapporter måste levereras i tid. Diskutera arbetsbelastningen före projektet startat.

     

  • Var beredd på att förnyelseprojektet är en iterativ resa – Naturligtvis är ordentlig planering och definition ett måste, men planer och scheman kommer att ändras på vägen eftersom projektgruppen lär sig mer och utvecklas allt eftersom projektet pågår. Våga vara agila!

     

  • Kontinuerlig utveckling - Affärsmiljön förändras och tekniken utvecklas. Därför måste vi förstå och acceptera att våra processer och lösningar aldrig kommer att vara klara eller perfekta. För att kunna vara konkurrenskraftig måste vi anpassa inställningen till kontinuerlig utveckling i allt vi gör. Våga utvecklas med din lösning!

 

Tekniska lösningar som Länsförsäkringar Stockholm använder för att supporta rapporterings- och planeringsprocessen

IBM Planning Analytics
IBM Cognos Analytics
Datalager i Microsoft SQL Server


Om Länsförsäkringar

Länsförsäkringar består av 23 kundägda, regionala försäkringsbolag och deras samarbete ger stora fördelar på marknaden. Det skapar möjlighet att som enskilt försäkringsbolag agera helt kundorienterat, samtidigt som de har styrkan från ett stort företag i ryggen. Länsförsäkringar Stockholm är verksamt i Stockholmsområdet med cirka 500 000 kunder och 400 anställda.