364
UTFORSKA vad vi kan och gör
UTFORSKA vad vi kan och gör

Stäng

Kompetensområden

Case Novoterm

Case

En resa till det moderna arbetslivet med strategisk verksamhetsutveckling

Översättningsföretaget Novoterm hanterar dagligen information på många olika språk över hela världen. För att effektivt kunna hantera ett mycket stort och globalt uppdrag krävdes att Novoterm utvecklade metoderna för kommunikation och information, skapa säkra rutiner för dokumenthantering och, inte minst, skapa bättre gemenskap och samarbeten med moderna och flexibla metoder.

Kontakta mig

Vill du veta mer och ta reda på hur vi kan hjälpa just dig? Lämna dina kontaktuppgifter

Valdation:
* Förnamn:
* Efternamn:
Företag:
Tel:
* Email:
Land:
* Meddelande:
Successfully sent!
Could not send the mail, try again later!
KAFFE ELLER TÉ? Vi kan väl ses över en kopp.

”Vi ska bli mer effektiva och en attraktivare uppdragsgivare genom att utveckla hur vi kommunicerar, samarbetar och arbetar tillsammans i vårt globala nätverk av översättare.” Så löd visionen för Novoterm Translation AB då de vände sig till Enfo för att få hjälp att öka företagets prestationsförmåga genom effektivare och säkrare processer samt mer engagerade och produktiva medarbetare.

Men det räcker inte att enbart fokusera på tekniken för att skapa värde. Man måste även utveckla företagets processer, kultur och beteende. Novoterm Translation AB skapade det digitala kontoret för ett globalt projekt där översättare över hela världen dagligen samarbetar och levererar översättningar. I takt med att projektet växte insåg Novoterm behovet av att hitta ett effektivare och säkrare arbetssätt. Det var även viktigt att stärka översättarnas engagemang och lojalitet:
– Vi kan inte alla språk, så vi måste lita på översättarnas engagemang för att hålla hög kvalitet. Vi behöver även deras lojalitet för att de ska prioritera oss när det behövs göras akuta ändringar, berättar Mirjam Jonker projektledare på Novoterm.

Sagt och gjort, hösten 2014 bestämde de sig för att göra satsningen. Första steget blev att identifiera behov och samtidigt visionera kring den moderna teknikens möjligheter. Man enades om att fokusera på följande utvecklingsområden:

1. Förbättra hur vi kommunicerar och informerar
2. Skapa en bättre gemenskap
3. Hantera dokument säkrare och effektivare
4. Öka samarbetet och kunskapsöverföringen
5. Möjliggöra ett mobilt och flexibelt digitalt kontor

1. Förbättra hur vi kommunicerar och informerar

Nästan all kommunikation gick tidigare via mail och i takt med att projektet växte ökade också antalet mail. Projektledarna kunde få mellan 100-200 mail dagligen från översättare, vilket gjorde arbetet både ineffektivt och osäkert då det var svårt att hålla koll på leveranserna:
– Det blev allt svårare och alltmer tidskrävande att hålla koll på det växande e-postflödet. Vi behövde ett snabbare, mer överskådligt och effektivare sätt att kommunicera, säger Mirjam Jonker
Idag kommer det in ca 2-3 mail om dagen. All övrig kommunikation sker via andra kanaler där de både har mer kontroll och där kommunikationen sker öppet och transparent och där alla inom projektet kan hjälpa varandra:
– Dagligen kommer det nya texter och uppdateringar som vi informerar översättarna om. Alla kan se när översättningarna ska vara färdiga. Vi projektledare har bra kontroll på att alla levererar i tid, berättar Eugenie van Exter, projektledare på Novoterm.

2. Skapa en bättre gemenskap

För Novoterm är det kritiskt att leverera både effektivt och med hög kvalitet. För att säkerställa leveranserna är det viktigt att alla översättare är engagerade och lojala. Tajta deadlines och ibland akuta ändringar måste levereras utan att kompromissa med kvalitén i översättningarna. Genom att kommunicera och samarbeta i ett socialt nätverk har Novoterm skapat en ”kontorskänsla” där de öppet kommunicerar med varandra. Både projektledare och översättare ser redan värdet av att arbeta som ett nätverk:
– När vi nu samarbetar med våra frilansare använder vi Yammer i mycket stor utsträckning. Tack vare Yammer kan vi få en riktig teamkänsla genom den ökade sociala interaktionen trots att vi si tter på olika platser i världen, berättar Mirjam Jonker
– Nu känns det som att jag är en del av en familj, där vi alla kämpar mot samma deadlines, berättar Frédérique, översättare i Belgien. 

3. Hantera dokument säkrare och effektivare

Dokumenthanteringen fungerade också dåligt. Man använde en Sosius-lösning som inte var användarvänlig och smidig. Man mailade dessutom dokument fram och tillbaka och sparade dem ofta lokalt. Arbetet blev både ineffektivt och osäkert, då de var osäkra på att de hade rätt information eller ibland inte alls hade tillgång till informationen. Idag lagras alla dokument på en gemensam plats i en molntjänst där de är tillgängliga för rätt personer. Och det finns bara en version – den senast uppdaterade. Dokumenten är dessutom tillgängliga oavsett vilken enhet de använder eller varifrån de än arbetar. 

4. Öka samarbetet och kunskapsöverföringen

Att samarbeta var tidigare en utmaning. Framförallt sinsemellan de olika språkteamen. Frågor och svar mailades fram och tillbaka till projektledarna som fick lägga mycket tid på att sprida informationen vidare. Genom att arbeta som ett nätverk kommunicerar och samarbetar de idag öppet, både inom sina respektive språkteam och med alla i nätverket. Det har både effektiviserat arbetet och gjort att kunskapen sprider sig vidare till de andra översättarna på ett naturligare sätt.

5. Möjliggöra ett mobilt och flexibelt digitalt kontor

Utmaningen för Novoterm var att den tekniska lösningen måste stödja frilansare som dels använder sin egen utrustning och dels sitter runt om i hela världen. Att bygga upp en egen IT-infrastruktur var inte ekonomiskt försvarbart. Lösningen blev en integrerad molntjänst som möjliggör mobilitet och flexibilitet oavsett om personen arbetar på Mac eller PC eller på mobil eller läsplatta. Molntjänsten gjorde det även möjligt för Novoterm att snabbt köra igång och använda den nya plattformen. Enfo kunde därför lägga mer tid på att utveckla deras processer utifrån teknikens möjligheter. 

Vi kan optimera processerna och säkerställa att vi kan utföra det växande uppdraget med hög kvalitet även i framtiden. Samtidigt är användarna väldigt nöjda med hur mycket enklare och roligare samarbetet har blivit.

Per Kjellgren, VD, Novoterm

Novoterm valde Microsoft Office 365, vilket är en integrerad molntjänst där de fokuserar på följande verktyg:

  • Yammer  – socialt nätverk för företag
  • SharePoint Online – intranät och projektplatser
  • Skype for business – online möten, närvaro och chat
  • OneDrive for business – personlig dokumenthantering
  • Exchange Online – mail och kalender ”on the go”

Novoterm har alltid tillgång till den senaste tekniken

Fördelen med Office 365 är att det är en tjänst som kontinuerligt utvecklas och förbättras. Novoterm har därför inte låst in sig i en version som behöver uppgraderas. Det gör att de alltid kan dra nytta av den absolut senaste tekniken. Det är dessutom enkelt för översättarna att använda tekniken, då de bara behöver ett användarnamn och lösenord för att komma åt alla tjänster.

Förbättrade processer gör tekniken mer meningsfull

En viktig del i att skapa värde är att utveckla processerna utifrån teknikens möjligheter. Det gör tekniken mer meningsfull vilket ökar användningen vilket i sin tur skapar värde. Ett exempel i Novoterms fall är hur de kommunicerar och säkerställer att dagliga ändringar genomförs inom alla språkteam. Tidigare kommunicerade de via mail, vilket var ineffektivt och krångligt. Idag använder de en kombination av Yammer, SharePoint Online och Excel Online Survey, vilket gör det smidigare för både översättare och projektledare att hålla koll.

Kontinuerlig utveckling för att skapa mer värde

Även om deras nya förbättrade arbetssätt nu är lanserade och det nya digitala kontoret börjar bli till vardag så fortsätter utvecklingen. Dels eftersom Office 365 hela tiden utvecklas med nya funktioner, vilka måste kommuniceras och integreras i deras processer. Och dels så behöver Novoterm fortsätta utbilda översättarna i hur de använder tekniken på bästa sätt. Att förändra kultur och beteenden för att få nya och förbättrade processer att ”sätta sig” tar tid och kräver ett aktivt arbete.
Tillsammans utvärderar vi kontinuerligt både användarnas upplevelse och hur tekniken och processerna funkar för att se vad nästa steg i utvecklingen är. Novoterm ser dock redan ett stort värde av sitt nya sätt att arbeta på.

En lösning i den digitala dimensionen
Enfo består av 1000 nischade experter inom alla aspekter av IT. Ofta arbetar flera av våra kompetensområden i team för att hjälpa våra kunder göra enklare, smidigare och smartare affärer i den Digitala dimensionen.

Worklife
Vi hjälper organisationer att se helheten och bli medvetna om hur kultur och arbetssätt ständigt kan förbättras för att öka innovationskraften och uppnå företagsvisionen.

Om Novoterm
Novoterm översätter, språkgranskar och projektleder översättningsproduktioner. Novoterm arbetar med många frilansare globalt och översätter till och från över 30 språk. Huvudkontoret ligger i Stockholm
.