Case Technopolis: liiketoimintayksiköiden tiedonkulku viritettiin huippuunsa Enfon avulla

Case

Enfo trimmar affärsenheternas informationsflöde hos Technopolis

Med Technopolis nya ekonomiplanerings-och rapporteringslösning har affärsenheterna nu en realtidsbild av budgeten och utfallsrapporterna. Till affärsenheternas glädje rör sig informationen nu snabbare och insynen i siffrorna har förbättrats avsevärt. Implementeringen av de nya lösningarna genomfördes tillsammans med Enfo enligt en strikt tidsplan. Detta skedde på ett smidigt sätt, en del åt gången så att den uppskattade arbetsmängden inte överskreds.

”Smidighet, transparens och enkelt underhåll var viktiga egenskaper för oss när vi valde den nya lösningen. Dessutom önskade vi flexibilitet, eftersom lösningen måste anpassas till de förändrade kraven i vår affärsverksamhet”, säger Jouko Peltonen, systemchef på Technopolis.

Excel-prognoser hör till historien – mot ett bättre informationsflöde och beslutsfattande

I och med reformerna som genomfördes tillsammans med Enfo ser affärsenheterna själva i realtid såväl utfallet som budgeten och kan uppdatera och lokalisera en transaktionsspecifik nivå i utfallen. 

"Vi har lagt budgeteringen i affärsenheterna på en gräsrotsnivå. Detta har gjort att budgeten blir färdig snabbare och effektivare. Dessutom har noggrannheten blivit bättre”, säger Peltonen.
I och med utvecklingsarbetet har transparensen ökat och informationen rör sig snabbare än tidigare. Ett önskemål har varit att rapporterna ska finnas tillgängliga så enkelt som möjligt, så att alla som behöver uppdaterad information har tillgång till den.

”I och med den nya prognosmodellen blir det lättare och snabbare att göra prognoser. Manuell uppdatering av Excel hör till historien. Tack vare aktuell och transparent information blir också beslutsprocesserna bättre” säger Peltonen om projektresultaten.

Ett högklassigt projekt som genomfördes på rekordtid

Peltonen är nöjd med hur samarbetet inleddes:

”Vårt samarbete startade smidigt med en förnyelse av budgetsystemet som pågick i två månader. Vi inledde arbetet i mitten av maj. Under sommaren hade vi som vanligt fyra veckors semester och redan i september gjorde vi den första budgeteringen med det nya systemet”.

”I början av året övergick vi smidigt till att utveckla rapporteringen och den ekonomiska prognosmodellen. Vår medverkan i utvecklingen av såväl planering som rapportering bidrog till att vi kunde hålla den strikta tidsplanen och uppskattningen av arbetsmängden. Samma konsulter arbetade till viss del med båda lösningarna” säger Satu Pitkänen, Enfos projektledare i projektet.

Nya lösningar som står sig över tid

Technopolis är nöjda med de nya teknikvalen. De långsiktiga målen har också beaktats, eftersom de nuvarande valen stödjer den framtida utvecklingen och är i linje med den övergripande arkitekturen.

”När det gäller valet av verktyg var det viktigt för oss att de utvecklas och står sig över tid. Såväl Anaplan som Power BI får ständigt nya egenskaper och man satsar på utvecklingen av dem. På så sätt säkerställer vi att lösningarna är aktuella även om några år”, säger Peltonen.

Den gedigna expertis och erfarenheten i Enfos team imponerade på Technopolis. Peltonen anser att ömsesidigt engagemang är nyckeln till ett lyckat samarbete.

”När man arbetar i nära samarbete är det viktigt att komma väl överens med teammedlemmarna. Enfos experter är proffs som det är lätt att vända sig till. Enfo-medarbetarna visste från början vad de skulle göra och förstod snabbt våra behov och vår verksamhet”, säger Peltonen.

Fortsatt starkt samarbete

De nya lösningarna är lätta att underhålla, men samarbetet med Enfo kommer att fortsätta även i framtiden.

”Vi har så pass små interna resurser att den bästa lösningen är att köpa underhållet utifrån. Att arbeta med konsulter håller oss dessutom uppdaterade när det gäller systemutveckling system och öppnar upp ny bästa praxis för oss”, konstaterar Peltonen.

”Det här projektet har öppnat upp Enfos kunnande för mig. Tidigare uppfattade jag Enfo som en service desk, men nu ser jag företaget som en omfattande tjänsteleverantör”, avslutar Peltonen. 

Jouko Peltonens tips för liknande projekt:

  • Engagera dig själv, engagera ditt interna team och se till att din partner är engagerad.
  • Var öppen för tanken att saker och ting kan göras på nya sätt.
  • Utför grundarbetet och planeringen noggrant.
  • Avancera ett steg i taget: testa mellan stegen, och ändra genast om det inte fungerar.
  • Se till att ni regelbundet har dagar när hela teamet är på samma plats. Dra nytta av snabbheten: planera tillsammans, utför, testa och ändra vid behov.

 

Technopolis är en expert inom arbetsmiljöer. Vi erbjuder flexibla och effektiva kontorslokaler, coworking-utrymmen och tillhörande tjänster. Vi tar hand om allt, från planering av arbetslokaler till lobby-och mötestjänster, restauranger och städning. Vi är engagerade i kundtillfredsställelsen och i att öka ägarvärdet. Vi har 17 campus med 1 600 kundföretag och deras 50 000 anställda i sex länder i de nordiska länderna och Östersjöområdet. Technopolis Oyj (TPS1V) är noterat på Nasdaq i Helsingfors. 

 

Ladda ner Guide: Den Digitala Ekonomifunktionen

En handbok om hur du effektiviserar din IT-avdelning