Skip to main content

Bild

Image

Enfo:Presentation
Blogg

En digital ekonomifunktion kräver mer än bara vass teknik

Sektioner

Text

Den digitala utvecklingen går fort idag och företag som inte hänger med riskerar att hamna långt efter sina konkurrenter. Utvecklingstakten har lett till att många organisationer väljer att satsa på dyra digitala system och verktyg för att hänga med. Men räcker det verkligen med att implementera nya verktyg för att få till en digital ekonomifunktion? Svaret är nej, digitaliseringsprocessen kräver mer än så.

 

Många företag står inför utmaningen att digitalisera delar eller hela sin organisation. Med ny teknik är det möjligt att effektivisera verksamheten och hantera sin kommunikation och datamängd betydligt smidigare än tidigare. Men hur når du dit? Hur påbörjar du den digitala transformationen på bästa sätt?

 

Att börja med att investera i ett nytt IT-system kan verka lockande. Ett system som kan hantera administrativa rutinuppgifter automatiskt skulle absolut ge er mer tid till annat. Men trots fördelarna är det här inte det första steget mot en digital och effektiv verksamhet.

 

Du ska istället börja med att titta på nuläget och vad du redan har på plats. Vilka processer finns, hur fungerar dessa och vad kan förbättras utan ny teknik? Med bra interna processer, tydlig målsättning och internkommunikation kan du optimera din verksamhet och slippa investera pengar i ett nytt system i onödan. Att sätta rätt strukturer och processer på plats innan du implementerar ett nytt system kommer både spara er pengar och göra er mer effektiva.

 

Målet: effektiva och proaktiva analyser

 

Idag arbetar controllers på ekonomiavdelningen under hård press och med korta tidsramar. Mängden data har ökat lavinartat och behoven av analyser och rapporter likaså. Många klipper och klistrar fortfarande i Excel, vilket är ett sårbart system som kräver mycket manuellt arbete och utgör därmed en affärsrisk. Dessutom stjäl det tid från viktiga analyser som skulle kunna vara värdefulla för verksamhetens utveckling och framtid.

 

Ett sätt att effektivisera din verksamhet är att ge era controllers bättre förutsättningar för att utveckla fler proaktiva analyser. Det vill säga analyser som kan visualisera och anta vad som kommer att hända i framtiden, istället för rapporter som endast berättar vad som redan har skett. Dessa proaktiva analyser kommer att göra det möjligt för er att sätta rätt aktiviteter för att nå era mål och fortsätta att utvecklas framåt. Historisk data är bra, men det är framtida aktiviteter som tar oss mot målen. Vi kan inte påverka gårdagen men vi kan påverka morgondagen.

 

Så hur kan ni frigöra tid för att skapa fler proaktiva analyser inom er ekonomifunktion? Ett planning-verktyg kan absolut hjälpa er en bra bit på vägen. Det kan både strukturera upp budgetarbete och göra jobbet snabbare. Det leder i sin tur till att era medarbetare får mer tid till annat, så som proaktiva och affärskritiska analyser. Ni slipper ”Excel-träsket” och dessutom skapar ett sådant system bättre förutsättningar för samarbete och transparens inom organisationen. Informationen blir därmed mer tillgänglig och öppen för alla.

 

Men inget system i världen kommer att sätta era interna processer på plats, det måste ni själva göra innan systemet implementeras. Ni kommer inte att kunna maximera användningen av ett nytt planning-verktyg förrän ni förstår nuläget och det önskade läget. När ni vet hur nuläget ser ut och vilka utmaningar ni vill lösa kommer ett verktyg att vara ett smart sätt att effektivisera och automatisera arbetet i ekonomifunktionen.

 

Digitalisering börjar med människor och processer

 

Digitalisering och effektivitet är mer än bara vass teknik. Nedanstående fyra steg kräver varken nya resurser eller investering i ny teknik, men det kommer garanterat att bidra till en mer effektiv ekonomifunktion. När ni sedan är redo för ett nytt verktyg så vet ni exakt vad ni behöver och det systemet kommer då kunna nyttjas på bästa sätt.

  1. Se till att allt ni gör bidrar till företagets övergripande affärsmål. Och se även till att de KPI:er era controllers arbetar efter överensstämmer med de övergripande målen som finns inom organisationen.
  2. Se över ekonomifunktionens rutiner; vad kan ni standardisera, delegera och optimera redan idag?
  3. Se över möjligheten att ge era controllers mer tid till att arbeta ostört med proaktiva analyser.
  4. Gör en översyn kring erat datalager och analysmiljö (Business Intelligence, BI). Fokusera först på era interna processer och medarbetare i verksamheten innan ni köper in något nytt systemet.

Att sätta nya rutiner och processer är en tuff mognadsprocess och en förändringsresa i sig. Det involverar ett samarbete över hela organisationen, från ledningsgrupp till enskild medarbetare. Det är en viktig nyckel för er framgång. För med detta förarbete kommer ett nytt digitalt verktyg att bli tusen gånger mer användbart i verksamheten. Och affärsvärdet ligger inte i systemet – det ligger i användningen.

 

Är du redo för att transformera din ekonomifunktion? I guiden ”10 steg mot en effektiv ekonomiavdelning” får du 10 konkreta steg mot en mer proaktiv ekonomiavdelning som blir verksamhetens businesspartner. Det är saker som du kan implementera redan idag. Och det börjar som sagt inte med dyra verktyg - utan med människor och processer.

 

Ladda ner guiden och påbörja resan mot en effektiv ekonomiavdelning.

 

Ulla-Britt Fagerström,  Business Unit Manager, Enfo

Ulla-Britt.Fagerstrom@enfo.se

Linkedin

 

Dela