Skip to main content

Bild

Image

enfo office
Blogg

Måste budgetarbetet vara ett slukhål för resurser?

Sektioner

Text

Genom åren har jag arbetat med många ekonomifunktioner och det är alltid med spänning som jag inleder arbetet, har vi rätt timing eller kommer vi plötsligt höra: 

Revisorn kommer!” och så försvinner några nyckelpersoner ett par dagar. Eller: 
”Nu är det bokslut!” och så låser det upp stora delar av ekonomifunktionen i en vecka eller så. Men det man fasar för och är det sista man vill höra i början av ett projekt:
”Nu går vi in i Budgetprocessen!” Då försvinner inte bara ekonomifunktionen inklusive controllers utan dessutom stora delar av verksamhetsledningen. 

Känner du igen dig? 

Du är ganska vanligt, jag har hört en nytillträdd CFO nästan gråtfärdig säga ”jag vill aldrig vara med om detta igen!” efter en budgetprocess på över 6 månader. Eller en annan CFO som var direkt hatisk emot budgetarbetet och ville nästan handgripligen förstöra allt som hade med budget att göra. 

Men måste det vara så? 

Självklart inte! 

Det första man behöver fråga sig är "varför gör vi detta?" 
Är svaret ”för att man ska” eller ”för att vi alltid gjort det” skulle jag börja fråga runt i bolaget vem som faktiskt använder siffrorna och till vad. Hittar ni andra svar finns det flera intressanta alternativ. 

Först ska nämnas att idén med budget är inte så fel som man kan känna efter 6 månaders siffer-pingis. Budgeten i sin grund inför en process där verksamheten tänker igenom vad som kommer hända i framtiden och börjar planera i god tid och man tvingas hushålla med resurserna man förväntas ha. Men beroende på hur man väljer att arbeta finns det bättre alternativ. 

I början av 2000-talet kom Fraser & Hope ut med sin bok ”Beyond budgeting” (kan rekommenderas för den som vill förkovra sig) som sammanställde olika management metoder som tillsammans kan ersätta en budget med absoluta tal. Jag skriver ”absoluta tal” för att det är huvudproblemet med de flesta dysfunktionella budgetar, man ber verksamheten sätta ett exakt tal på hur mycket av en viss typ av kostnad som man kommer ha de närmaste 12–18 månaderna. Att veta så långt i förväg exakt vad som kommer hända är en omöjlighet för de flesta av oss. Om man dessutom tvingas sätta kronor och ören per bokföringskonto när man normalt fokuserar på antal tillverkade produkter eller antal anställda medarbetare så är det svårt att få någon större entusiasm i arbetet. 

Åter till frågan vad använder ni er budget till?  

Om ni använder er budget för att mäta hur väl medarbetarna lyckas och kanske koppla lönen till detta, har ni studerat vilka effekter detta fått på chefernas/ medarbetarnas beteende?

En vanlig reaktion är att medarbetarna försöker trycka ned budgeten så långt som möjligt (låga intäkter höga kostnader) för att framstå som duktiga i slutet av året när man överträffat budget. Om man från ledningen vill trycka upp budgeten för att i slutet av året kunna nå aktieägarnas förväntningar blir det ett ramaskri och denna diskussion tar en evighet att lösa ut. 

Alternativet till detta kan vara benchmark och scoreboards. Benchmark kan vara för en säljavdelning att jämföras med sin marknad, om marknaden växer med 2% är 3% säljtillväxt bra. För verksamheten kan benchmark handla om att jämföra kostnaden för en leverans jämfört med att köpa in produkten eller tjänsten utifrån. Exempelvis en ekonomifunktion som hanterar en faktura för x kronor jämfört med ett scanningbolag för y kronor, halvfabrikat A har kostat så mycket att tillverka medan det kan köpas in från en leverantör för si mycket etc. 

Om det är svårt att få till externa benchmark man kan använda interna. 

Vid första anblick kan det kanske vara svårt att kostnadsberäkna alla delar av verksamheten som man skulle vilja följa upp på ett tips då är att se om aktivitetsbaserad kostnadssättning (ABC-kalkylering) kan vara ett koncept för er. I korthet handlar det att se vilka resurser verksamhetens olika processer använder och därigenom se vilka kostnader som processerna orsakar. När vi infört ABC-kalkylering på olika bolag har de fått stora insikter i den egna verksamheten och kunnat se kostnaderna för sina processer och därigenom vad olika kunder och produkter faktiskt kostar. 

Det var några exempel på hur man kan arbeta utan budget, i nästa inlägg tar jag upp fler exempel på metoder som används när budgetarbetet blir för tungrott inte minst hur scoreboards kan användas. Läs gärna vidare och se om de tipsen kan hjälpa dig annars vill jag gärna höra hur ni använder er budget. 

Hälsningar 

Henrik Sundqvist, Information Management Consultant, Enfo

 
Vilka utmaningar sår ni inför idag? Ladda ner vår handbok om den digitala ekonomifunktionen som handlar om att effektivisera ekonomiarbetet med smarta och digitala lösningar!

Dela