Skip to main content

Bild

industry
Blogg

Praktiska steg för effektiv automatisering

Sektioner

fredrictravaglia.jpg

Text

Alla som arbetar med eller i närheten av IT-system, applikationer och mjukvara vet att det första intrycket av vad den nytta och effekt lösningen ska medföra ser helt oemotståndligt ut på avstånd, eller i en säljpresentation.

Men när det kommer till de små vardagliga detaljerna i praktiken ligger inte alltid kundnöjdheten i linje med de löften som första intrycket gav.

Automatisering, precis som alla förändringsinitiativ som påverkar organisation, beteende och teknik, löper samma risk att göra användaren besviken. Om vårt mål är att överleverera gentemot våra kunders förväntningar, finns det därmed ett antal praktiska steg att följa som ligger i linje med tidigare upparbetad erfarenhet och dokumenterade i vårt metodramverk (BaseLine™).

För att förtydliga skillnaden – och tillkommande riskfaktorer - mellan automatisering och en enklare tillämpning av teknik kan vi ta ett exempel; att ersätta en befintlig integration mellan två system, eller att implementera en ny integration för dataöverföring har praktiskt taget väldigt enkla målkrav;

  • Hamnar informationen – datan – där den skall?
  • Är det rätt data?
  • Är det rätt tidpunkt?
  • Är lösningen stabil nog att klara av avvikelser i innehåll, störningar etc?

Förutsatt att ‘standardförväntningarna’ på den övergripande leveransen såsom mål för budget, tidplan och hantering (kommunikation, planering, prissättning osv) möts. När det gäller effektivitetsförbättringar som berör organisation, beteende och teknik i kombination med varandra, är utmaningen  exponentiellt mer komplex. Så hur kan man då tillämpa automatisering på ett effektivt sätt, och hur går man tillväga rent praktiskt? Vi bryter ned frågeställningen i de tre dimensioner som omnämns ovan; organisation, mänskligt beteende och teknik.
 

Organisation

Ibland kan vi “komma undan” med att automatisera enskilda moment i en begränsad arbetsuppgift, eller ett par arbetsflöden inom isolerade processer som hanteras inom ett och samma team, samma avdelning. I de flesta fall återfinns dock de verkliga effektivitetsvinsterna i funktioner som ligger korsvis i organisationen, mellan roller, avdelningar eller applikationsområden (med olika applikationsägare). Det här är en vanligt förekommande källa till förtret, svårigheter och projektrisker. När det finns delade ansvar, oklart ägarskap eller icke-befintliga eskaleringsvägar löper ett projekt allvarlig risk att bli försenat, eller leverera en lösning som inte passar behov och krav i verkligheten.

Lösningen på problemet är att engagera samtliga relevanta parter och individer som är berörda av förändringsarbetet, oavsett deras formella ansvarsområde eller ägarskap. Endast då kan man få alla att dra åt samma håll, och förankra stöd för lösningen för att säkra en lyckad rollout och praktisk tillämpning av funktionaliteten efter driftstart. Ett praktiskt sätt för att åstadkomma detta  är att upprätta en virtuell gruppering, Automation Center of Excellence. Som ett forum satt till att reda ut gränsöverskridande utmaningar mellan team, avdelningar/roller ochbelysa nyttan och effekten av automatisering inom organisationen, och kommunicera med alla parter för att säkerställa att alla är informerade, ombord och engagerade.
 

Mänskligt beteende

I det dagliga arbetet, för varje arbetsuppgift, skall individuellt mänskligt beteende inte underskattas som potentiell riskfaktor. Även om de flesta av oss generellt sett har en positiv syn på nya idéer och utveckling, lutar vi samtidigt på en undermedveten nivå åt att motstå förändring och nya arbetssätt. Att ändra på ”så som det alltid har varit” och införa metoder som ”kommer utifrån” kan delvis vara negativt.

Trots att det nu tas upp som en potentiell risk, finns det möjlighet att rikta den här kraften till att verka till nytta för förändringsarbetet, genom Automation Center of Excellence mekanismen. 

I praktiken handlar det om att ta vara på den dolda resurs som finns i den – ofta genom åratal – konventionella visdom och kunskap som byggts upp av medarbetare i organisationen. Säkerställ att alla får möjlighet att delta och bidra, att påverka och medverka till den lösningsdesign som ligger till grund för det kommande arbetssättet. Ett sätt att göra det på är till exempel genom processkartläggnings-workshops och gemensamma diskussionsövningar där befintliga arbetssätt beskrivs och tas upp till diskussion.Det görs för att hitta ett arbetsflöde och verktygsstöd som ger maximalt värde för såväl individen som organisationen som helhet. På så sätt kan bättre förståelse för behovet av effektivisering och utformningen av den nya lösningen uppnås. Samtidigt som de medarbetare som – i slutändan – kommer att använda funktionaliteten i sitt dagliga arbete blir motiverade och övertygade ambassadörer i förändringsprocessen.

Automatisering kan ibland framställas som omänskligt och negativt, något som hotar jobb och anställningar. Att tidigt engagera medarbetare som kommer att få nytta av den nya funktionaliteten och stödet, samtidigt som man visar på möjligheterna att få tid till proaktiv problemlösning, kreativitet och innovation, istället för repetitiva, manuella, enformiga uppgifter, är en nyckelfaktor för ett framgångsrikt effektiviseringsarbete och förändringsinitiativ.
 

Teknologi  

Teknologi och verktyg är fantastiskt utformade att utföra precis de saker vi ”säger till dem” att göra. Problemet är att om vi inte tänker igenom instruktionerna vi förmedlar ordentligt innan, kan resultatet bli katastrofalt. Det är därför det är extra viktigt att ta små steg framåt, i rätt ordning, för att lyckas med effektivisering genom automatisering. Processkartläggningsarbetet som nämndes tidigare är ytterligare en nyckelfaktor för att identifiera vilka arbetsflöden – bland flera kandidater – som ligger bäst till för att förbättras med hjälp av automatiseringsstöd, och, centralt i sammanhanget, hur automatiseringen bör utformas för att skapa det bästa av båda världar mellan mänsklig intelligens och förmåga, och maskinell effektivitet och funktionalitet. Vi vill inte ha en ’blåkopia’ av precis samma arbetsmoment vi utför när vi inte har stöd av teknik för att utföra arbetet – att automatisera effektivt innebär att man drar nytta av teknikens kraft och fördelar genom att även förbättra den process man automatiserar, i samma steg.

När omfånget och målbilden väl är etablerad, bör implementationsarbetet följa några enkla riktlinjer framåt – arbeta med korta intervall, arbeta agilt i iterationer där release och test i samverkan med processägare och slutanvändare är planerade aktiviteter. På så sätt får utvecklingsarbetet värdefull feedback samtidigt som resultatet blir väl anpassat till verksamheten på samma gång som utformningen av lösningen förankras med användarna. Glöm inte att varje steg framåt är en gemensam laginsats – fira resultatet gemensamt!
 

Summering

  • Engagera hela organisationen, formera ett Automation Center of Excellence
  • Involvera och entusiasmera, framhåll och betona förbättringsarbetet utifrån berörda individuella roller. Stärk teamarbete och gemensamt deltagande i lösningsutformning.
  • Börja i liten skala – håll det enkelt, och bygg vidare på ett positivt momentum med vidare steg framåt.
  • Arbeta agilt, testa och släpp ny funktionalitet så ofta det är praktiskt möjligt. Påvisa de praktiska förbättringarna varje nytt steg medför. Lite internt ambassadörskap från nyckelanvändare kan bidra stort till att få övriga organisationen nyfiken och engagerad.
  • Slutresultatet är en gemensam laginsats – fira resultatet gemensamt!

Enfo arbetar med olika typer av automatisering kopplat till informationshantering och värdeskapande. Vi har lång erfarenhet av hur man bör modellera, planera, implementera och köra integrationsplattformar, automatiseringsverktyg, business intelligence- och analyticsverktyg, och vi vet hur man effektivt driftar dem – lokalt eller i molnet, på ett säkert och verksamhetsanpassat sätt.

Det här är tredje delen av fyra i en bloggserie om intelligent automatisering; hur man använder tekniken på ett smart sätt för att få ut så mycket som möjligt av den tid, energi och de resurser varje organisation behöver investera för att utveckla sitt kunderbjudande, kvalitet och konkurrensförmåga.
 

Här kommer ytterligare några lästips om du vill läsa vidare och lyssna till andra material från vårt arkiv:

Webinar: RPA – Why, what & How?

Blogg: AI vs RPA

Blogg: 70% time saved by RPA

Kundcase: Hartela

Skulle du vilja diskutera vidare kring hur ni kan dra nytta av att eliminera tråkiga, enformiga och repetitiva arbetsmoment från era processer?  -  Kontakta oss på Enfo!  Vi tar gärna ett förutsättningslöst möte för att diskutera alltifrån IT stategistrategi till implementation av specifika verktyg och lösningar utifrån de utmaningar och behov som gäller för just er verksamhet. 

Fredric Travaglia
Business Development Consultant, Enfo 
fredric.travaglia@enfo.se 
LinkedIn

Dela