Skip to main content

Bild

Image

People working in Pod chairs
Blogg

Tips hur man undviker att sänka verksamheten under budgetprocessen

Sektioner

Text

I tidigare inlägg tog jag upp att många bolag lider under en allt för resurskrävande budgetprocess och att det finns många alternativ till budgeten om man skulle vilja. Hur använder ni er budget? 

För att ersätta budgeten som styrmedel och få lite vänskaplig tävlan mellan enheterna för att trigga dem att bli bättre hela tiden kan man skapa scoreboards där man visar enheternas mätetal och vilka som är över snittet och vilka som är under. Men var försiktig med att koppla incitament till en scoreboard då det kan göra att medarbetare försöker manipulera siffrorna till sin fördel. För att enheterna i bottenskiktet inte ska känna sig bortglömda måste ledningen vara beredda att erbjuda hjälp till dessa enheter snarare än bannor, och de i toppen måste få nya utmaningar till exempel genom att få expandera sin verksamhet vilket gör det svårare att hålla höga mätetal eller få kompletterande mätetal. Typexempel på scoreboard är att alla enheter mäts på andel kostnad av intäkterna men de i toppen mäts dessutom på avkastning på kapital, givet att enheterna ansvarar för intäkter, kostnader och kapitalbindning. 

För många chefer kan budgeten handla om sitt eget mandat, de har frihet så länge de inte går över budgeten. Det är en bra idé men resulterar ofta i att hela budgeten används upp för att motivera att man ska få en ännu större budget nästa år. Om det kommer dåliga tider vill man dessutom ha lite fallhöjd så man kan kapa kostnaderna som ledningen kräver utan att äventyra sin leveransförmåga eller enhets existens. Tyvärr skapar buffertlagret ineffektivitet och enheter som inte borde vara så stora sväller år efter år. För dessa enheter är benchmark bara en del av lösningen, vet man att affären kommer expandera behöver man föregå den expansionen med att expandera verksamheten. Exempel kan vara kundsupporten, anta att man kommer öppna en ny marknad under det kommande året vilket kommer medföra fler ärenden till kundsupport så de behöver nyanställa. För att visa att man behöver fler anställda använder man benchmark för att visa att de arbetar effektivt och nya volymer kräver ökad kapacitet, men för att hinna anställa krävs planering i god tid. Istället för att budgetera en gång om året som sedan är mer eller mindre låst börjar allt fler företag använda rullande prognoser. Enheterna uppdaterar regelbundet (exempelvis varje månad) sin prognos som kan sträcka sig 18 månader in i framtiden. Verksamheten i övrigt vet att siffrorna kan ändras men de kan börja planera för den bästa gissningen som finns om framtiden. Viktigt är att inte koppla utvärderingar eller incitament till prognosen, verksamheten behöver så god precision som möjligt och då får det inte finnas incitament att frisera siffrorna för att exempelvis få ut sin bonus. Bolag som börjar med rullande prognoser skruvar oftast om sina befintliga budgetsystem till prognossystem så steget till prognos handlar framförallt om att få verksamheten att bryta kulturen med friserade budgetsiffror. 

För bolag där finansavdelningen behöver budgeten för att planera kassaflödet så att man kan betala medarbetare och leverantörer i rätt valuta. För att kunna planera kassaflödet behövs framförallt precision, ingen blir glad av att ha köpt på sig stora mängder av en valuta som snabbt tappar i värde för att möta en efterfrågan som sedan inte uppstår. Istället för att använda budgetsiffror som är flera månade gamla använder man bättre en även nu en rullande prognos.  
Utgå ifrån hur lång tid företaget behöver för att frigöra kapital och börja arbeta med rullande prognoser istället. Tänk bara på att prognosen måste vara enkel och effektiv så att det inte blir en ny budgetprocess, det finns fler bra verktyg som underlättar för verksamheten att snabbt och enkelt hålla en uppdaterad prognos som finansavdelningen alltid har tillgång till. Ett typexempel på ett bolag som fått arbetet med rullande prognoser att rulla lägger 15 minuter per månad och ansvar för att hålla prognosen uppdaterad. 

Används budgeten för att prioritera och tilldela resurser till olika satsningar så kan man se över sin investeringsprocess istället för att harva på med en omständlig budgetprocess. Många möjligheter som kräver investeringar kan uppstå under ett år speciellt om man agerar på en marknad under förändring, att då behöva vänta till nästa budgetperiod innan man kan dra nytta av möjligheten så kan det vara för sent och konkurrenterna har sprungit om en.  
Istället använder man kassaflödesplanen i kombination med ett lämpligt beslutsforum som regelbundet granskar och prioriterar investeringar under året och dessutom följer upp på pågående projekt så att verksamheten inte använder upp hela sitt kassaflöde och säkerställer att nyckelkompetenser och resurser används rätt. 

Hoppas detta har gett dig lite inspiration kring hur din verksamhet kan bli av med oinspirerande arbete. 

Använder ni budgeten till något annat än det som jag tagit upp här eller om ni vill få hjälp med bättre arbetsmetoder och verktyg så får ni gärna höra av er! 

 

Hälsningar 

Henrik Sundqvist, Information Management Consultant, Enfo

 
Vilka utmaningar sår ni inför idag? Ladda ner vår handbok om den digitala ekonomifunktionen som handlar om att effektivisera ekonomiarbetet med smarta och digitala lösningar!

Dela