100% datadrivna beslut är nu en verklighet på Vinnova .

Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet och arbetar för att Sverige ska vara en innovationskraft att räkna med i en hållbar värld. Deras projekt har hjälpt tusentals svenska organisationer och finansieringsprogrammen är omfattande.

Varje år tillkommer nya projekt, initiativ och organisationer. Det gör att även mängden data växer exponentiellt hos myndigheten. Data som kan vara avgörande för valet av kommande satsningar. Information är makt, men bara om den används. Det var så Enfos och Vinnovas gemensamma resa började för över 10 år sedan. En gemensam vision om en organisation som är 100% datadriven.

Saknaden av samsyn skapade osäkerhet

Tillgången till information har aldrig varit ett problem för Vinnova. Tvärtom, mängden information skapade snarare en osäkerhet i organisationen. Då, för 10 år sedan när arbetet påbörjades, fanns ingen samlad bild över nyckeltal eller affärskritisk information. Det fanns heller inga gemensamma definitioner på begrepp. Olika system visade olika siffror. Det hade lett till en osäkerhet bland medarbetarna. De kunde inte riktigt lita på informationen eller känna att de hade koll på sina siffror gällande bland annat projekten. De kunde inte riktigt vara säkra på att de faktiskt baserade sina beslut på 100% korrekta och uppdaterade data.

För en myndighet med extremt kompetenta medarbetare som dessutom har väldigt komplexa arbetsuppgifter var detta ingen önskvärd situation. Det fanns en hel del personliga Excel-ark runtom i organisationen och mycket tid gick åt till att diskutera vems sanning som var den rätta. Resultatet var att informationen inte riktigt kunde användas. De kunde därmed inte få ut kraften från datan de hade tillgång till. Det ville Vinnova ändra på genom samarbetet som inleddes med Enfo.

"Om vi hade väntat på alla detaljer så hade vi aldrig kommit igång. Här har Enfos experter hjälpt oss att ha en långsiktig plan, men samtidigt våga testa oss fram. Och det fina i samarbetet är att vi gjort hela resan tillsammans och att vi litar på varandra till 100%", säger Peter Eriksson, enhetschef för verksamhetsutveckling på Vinnova.

Ett datalager gav en gemensam sanning

För att hjälpa Vinnova att få ut kraften från deras data skapade Enfos team ett datalager för att integrera alla olika system, men framförallt för att sätta gemensamma definitioner om vad som är sanningen. Att använda sig av datalager är en beprövad metod för att integrera data från flera olika källor systematiskt och centralt. Resultatet blir ökad åtkomst, smidig integration och bättre möjligheter att förfina data för att få ett ökat affärsvärde ute i organisationen.

Tidigare hade man inte samsyn kring siffrorna eftersom alla hade sina egna Excel-ark och sitt eget sätta att plocka fram sin data ur olika system. Det skapade en osäkerhet. Nu hade alla en gemensam databas som i sin tur hämtade informationen från rätt källa.

Denna grund skapade trygghet i form av en gemensam sanning. Nästa steg var att se till att denna sanning faktiskt kunde användas av medarbetare som inte är analytiker. Det behövde vara enkelt och tillgängligt. Därför har Enfos analytics-team implementerat en lösning för att visualisera informationen från datalagret genom Qlik Sense.

Denna self-servicelösning gör det enkelt för alla medarbetare att faktiskt använda informationen i sitt dagliga arbete. Ingen behöver längre vänta på att IT eller en analytiker ska ta fram siffror och underlag, det kan varje handläggare göra själv numera. Det är en enorm vinst i tid, men också en förutsättning för att fatta bättre och mer välgrundade beslut.

Ett exempel är arbetet med att samla data inför årsredovisningen. Detta var tidigare en väldigt mödosam process, men i och med implementeringen av datalagret och användningen av en smidig applikation kan själva datainsamlingen kortas ner till några minuter. Det frigör tid till mycket mer strategisk arbete.

"Tidigare tog det flera månader att sammanställa en årsredovisning. Även om det fortfarande är ett stort och omfattande arbete så tog själva sammanställningen av datan endast 10 minuter i år tack vare den ÅR-app som numera finns tillgänglig. Det är en enorm tidsskillnad", säger David Ardai Jansson som är lösningsarkitekt på Enfo.

Läs här hur ny UI/UX-design gjorde Vinnovas data mer lättillgänglig och användarvänlig: ”Ny UI/UX-design hjälpte Vinnovas användare att förstå sin data”.

Alla beslut är numera datadrivna på Vinnova

Vinnova får tusentals ansökningar varje år. Ansökningar som behöver bedömas på ett enhetligt och heltäckande sätt. För att göra detta engagerar de medarbetare från olika områden i varje bedömning. Medarbetare med olika profiler och bakgrund. Tidigare var det svårt och väldigt tidskrävande att hitta och samla dessa olika profiler i en gemensam bedömningsgrupp, idag sker detta enkelt och datadrivet.

"För att hitta lämpliga bedömare kombinerar vi information från profiler som våra mer än 2000 bedömare skapat med information om tidigare medverkan enligt vårt ärendehanteringssystem. Genom att kombinera data så här kan vi i hitta lämpliga bedömare på ett sätt som vi tidigare inte var i närheten av. Detta sparar mycket tid och höjer dessutom kvalitén i vårt arbete." säger Peter Eriksson på Vinnova.

Vinnovas vision om en 100% datadriven organisation är inte längre bara en dröm, det är en verklighet till stor del. Alla medarbetare kan numera fatta strategiska beslut med data som grund. Alla som behöver tillgång till information har den lättillgänglig och uppdaterad på ett och samma ställe. Vinnova har idag en gemensam sanning och kan lägga tid och kraft på sin kärnverksamhet istället, nämligen att öka innovationskraften i Sverige. De är trygga med att siffrorna stämmer och har idag en ökad kontroll över projekten och initiativen.

Utveckla, testa och förfina - ett arbete som aldrig upphör

Men resan fortsätter för Vinnova och Enfo. Med kontinuerliga förbättringar kommer Enfo fortsätta att utveckla och förfina lösningen. Så har Enfo jobbat från dag ett. Agilt och med fokus små förändringar som skapar ett stort värde snabbt. En resa mot 100% datadrivet är inte en ”Big-bang”, det är många korta iterationer och en förmåga att utveckla, testa och förfina hela tiden.

"Enfos expertis och förmåga att utveckla lösningen i små steg tillsammans med oss har skapat en trygg och skalbar lösning som vi kan växa i. Nya användningsområden adderas hela tiden så att vi fortsätter resan mot en 100% datadriven organisation." fortsätter Peter Eriksson.

Tre tips för att starta resan mot ett datadrivet arbetssätt

Nedan tipsar Peter Eriksson på Vinnova om hur du bäst startar resan mot ett datadrivet arbetssätt.

1. Var agil! Våga göra jobbet stegvis och testa dig fram. Vänta inte på en total bild över hur allt kan se ut i detalj. Börja med ett område, testa och fortsätt med nästa om det funkar.
    
2. Se värdet i data! Bestäm dig för att datadrivet är det enda rätta. I takt med att ni får fler insikter så kommer ni inse att det inte finns någon annan väg egentligen.
    
3. Välj rätt personer! Se detta som ett utvecklingsprojekt, snarare än ett IT- eller analysprojekt. Ha dedikerade verksamhetsutvecklare som har utveckling och processer i sitt DNA. Det kommer att skapa bättre förutsättningar för att lyckas få med dig alla användare i slutändan.   

Om Vinnova

Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Deras uppdrag är att stärka Sveriges innovationsförmåga och bidra till hållbar tillväxt.

Med sina drygt 200 medarbetare stimulerar Vinnova samarbeten där kunskap och kompetens från olika håll möts och där organisationer kan lära av varandra. Genom Vinnovas stöd får företag och organisationer möjlighet att experimentera och testa nya idéer innan det blir lönsamt. Varje år satsar Vinnova ungefär tre miljarder kronor på forskning och innovation.

Läs Computer Swedens artikel om vårt UX-arbete tillsammans med Vinnova: "Nu kan Vinnova utvinna rätt guld från guldgruvan"