Ny UI/UX-design hjälpte Vinnovas användare att förstå sin data .

Sveriges innovationsmyndighet, Vinnova, strävar mot en 100% datadriven organisation. De arbetar för att Sverige ska vara en innovationskraft att räkna med i en hållbar värld. Det kräver ett strategiskt arbete med data som grund. Enfo hjälpte Vinnova att innovera sitt eget sätt att använda, nyttja och tillgängliggöra denna guldgruva av information.

Enfos och Vinnovas gemensamma resa kring användarupplevelsen startade under 2019 med målet att sätta användarvänlighet (UI/UX) i fokus och därigenom skapa en bättre förståelse för deras data.

En guldgruva med information – som inte nyttjas fullt ut

Vinnova har otroligt mycket information som kan ses i många olika perspektiv. Beroende på vilka glasögon du har kan du se på informationen på olika sätt. Men det kräver att verksamheten är medveten om vad de har tillgång till, och hur de kan nyttja datan för att fatta bättre och mer datadrivna beslut.

”Vi har en enorm guldgruva med information som några i organisationen knappt känner till. Det ville vi ändra på tillsammans med Enfo,” säger Magdalena Jenkinson, verksamhetsutvecklare på Vinnova.

Vinnova och Enfo har samarbetat i över 10 år med fokus på att stärka det datadrivna arbetssättet i organisationen. Över tid har olika analyser och verktyg tagits fram av projektgruppen för att kunna se hur informationen faktiskt användes i organisationen. Tack vare det kunde Vinnova få fram att vissa medarbetare var flitiga användare, medan andra knappt använde informationen alls. Det var potentiellt en stor förlust eftersom datan faktiskt fanns, och kunde förbättra strategiskt viktiga beslut.

För en myndighet med extremt kompetenta medarbetare som dessutom har väldigt mycket information att basera sina beslut på var detta ingen optimal situation.

Trots regelbundna utbildningstillfällen gick inte användningen upp i den takt som Vinnova önskade. Därmed beslutade man att göra en analys utifrån användarperspektivet.

”Vi ville förstå varför användningen av data inte gick upp trots utbildningsinsatser och stöd. Tillsammans med Enfo genomförde vi undersökningar bland alla användare och insåg snabbt att tröskeln var för hög med nuvarande lösning. Vi behövde ett modernt och intuitivt verktyg som alla kan och vill jobba i”, fortsätter Magdalena Jenkinson.

Bättre användarupplevelse ger maximalt affärsvärde

För att hjälpa Vinnova att få ut den fulla potentialen ur deras data gjorde Enfo en gedigen Service Design kring den visualiseringslösning som fanns på plats. Service Design är en metodik där man undersöker och tar reda på hur tröskeln kunde sänkas, så att fler började nyttja informationen.

Första fasen i detta projekt blev att skapa en bättre användarupplevelse, UX (User Experience), så att fler och fler hittade till guldgruvan. Med justeringar som bland annat grid-layouter för att underlätta för ögat, datumstämpel, enklare navigering och rubriksättning kan fler användare ta till sig och förstå informationen de tittar på nu. Det gör att fler också använder informationen.

” När användarna frågar sig vad det är för siffror de tittar på, då är det en tydlig indikation på att man tappat användarvänligheten. Vi ändrade på det genom att sätta användaren i centrum,” säger Michael Sullivan, Creative Director på Enfo.

Det kan låta som enkla justeringar, men det är ofta helheten av de små detaljerna som skapar en bra användarupplevelse. Och det var just upplevelsen Enfo och Vinnova var ute efter i detta projekt. Genom att göra det enkelt för ögat att se, förstå och strukturera upp informationen har tröskeln sänkts och därmed har fler och fler av Vinnovas medarbetare börjat hitta in till applikationerna. Antalet frågor som Vinnova får på sina utbildningsinsatser idag har sjunkit en hel del.

Datavisualisering hjälper medarbetarna att fatta bättre beslut

Vinnovas vision om en 100% datadriven organisation är idag en verklighet till stor del. Alla medarbetare kan numera fatta strategiska beslut med data som grund. Genom att sätta användaren i fokus har man kunnat hämta hem nyttan med visualiseringsverktyget. Med gemensamma definitioner och en användarupplevelse utöver det vanliga har Vinnova inte bara ökat användandet av verktygen och informationen utan också fått ut affärsvärdet ur sin guldgruva. Data är en enorm kraft, men bara om den används!  

Läs om hur 100% datadrivna beslut nu är en verklighet på Vinnova

Men resan fortsätter för Vinnova och Enfo i syfte att skapa ett ännu mer modernt och användarvänligt gränssnitt. En lösning som skapar en upplevelse för användaren – varje dag.

”Vi vill skapa en Netflix-upplevelse för medarbetarna på Vinnova där de startar och avslutar dagen med applikationen. Vi skapade ett nytt intuitivt gränssnitt (UI/UX) så att de varken behöver utbildning eller stöd framöver. Det kommer att vara självförklarande,” fortsätter Michael Sullivan.

Enfos expertis inom Service Design och UI/UX har skapat en trygg och skalbar lösning som Vinnova nu kan växa i. Nya användare hittar till informationen hela tiden och organisationen är därmed i princip 100% datadriven.

”Enfo har hjälpt oss att lyfta blicken från innehåll till användaren. Det är ju trots allt i användningen som själva affärsvärdet ligger. Enfos designexperter har inspirerat och hjälpt oss i små steg längs hela resan,” avslutar Magdalena Jenkinson.

Magdalenas tre tips för att kunna sätta användaren i fokus!  

1. Våga fråga! Gissa inte utan fråga användaren vad som fungerar bra och mindre bra idag. Det är användarens ord som spelar roll, inte dina antaganden.  
2. Ta med rätt personer i arbetet! Har en dedikerad arbets- eller referensgrupp med användare från start. Testa designidéer och sprintar på denna grupp för att få feedback som hjälper er vidare i nästa sprint. Nöj dig inte med innehåll utan testa även användarupplevelsen.
3. Använd best practice! Det är många som är otroligt duktiga på att skapa en användarupplevelse utöver det vanliga. Se hur de bästa gör och implementera best practice i ditt projekt. Vi behöver inte uppfinna alla hjul på nytt.

Om Vinnova

Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet. Deras uppdrag är att stärka Sveriges innovationsförmåga och bidra till hållbar tillväxt.

Med sina drygt 200 experter stimulerar Vinnova samarbeten där kunskap och kompetens från olika håll möts och där organisationer kan lära av varandra. Genom Vinnovas stöd får företag och organisationer möjlighet att experimentera och testa nya idéer innan det blir lönsamt. Varje år satsar Vinnova ungefär tre miljarder kronor på forskning och innovation.

Läs Computer Swedens artikel om vårt UX-arbete tillsammans med Vinnova: "Nu kan Vinnova utvinna rätt guld från guldgruvan"